Políticas de privacidad

BASE JURÍDICA Y ÁMBITO DE APLICACIÓN La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, así como, con base en los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para el Protección de Datos Personales (LEPD). Adicionalmente, en cumplimiento del artículo 2.2.2.2.25.1.1 apartado 1 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, por el que se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012. Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por parte del Responsable del tratamiento. 1.1. Alcance Este documento se aplicará a todos los datos personales o cualquier otro tipo de información que sea utilizada o almacenada en las bases de datos y archivos de HOTEL DANN CARLTON BARRANQUILLA S.A.S, respetando los criterios para la recolección, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fijar las obligaciones y lineamientos de HOTEL DANN CARLTON BARRANQUILLA S.A.S para el manejo y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos y archivos. Este Manual es aplicable a los procesos de HOTEL DANN CARLTON BARRANQUILLA S.A.S. que debe realizar el tratamiento de datos (datos públicos, datos semiprivados, datos privados, datos sensibles, datos de niños, niñas y adolescentes), en calidad de Responsable y Responsable. 1.2. Normativa Aplicable- Constitución Política de Colombia - Ley 1581 de 2012 - Decreto 1074 de 2015 Capítulo 25 y Capítulo 26 que recopilan los decretos: - Decreto 1377 de 2013 - Decreto 886 de 2014 - Ley 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data”. - Actos administrativos emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio. 2. DEFINICIONES Las siguientes definiciones se encuentran establecidas en el artículo 3 de la LEPD y el artículo 2.2.2.25.1.3 Apartado 1 Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 3 del Decreto 1377 de 2013). 2.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para realizar el tratamiento de datos personales.2.2. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento, pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su uso posterior. 2.3. Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en públicos, semiprivados, privados y sensibles: 2.3.1. Datos públicos: Datos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Los datos públicos incluyen, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, y a su condición de comerciantes o servidores públicos. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutadas que no están sujetas a confidencialidad. 2.3.2. Datos semiprivados: Es aquel que no tiene carácter íntimo, reservado o público y cuyo conocimiento o divulgación puede ser de interés no sólo para su Titular sino también para un determinado sector o grupo de personas o para la sociedad en general, tales como: Bases de datos que contienen información financiera. , información crediticia, mercantil, mercantil, de servicios y la procedente de terceros países. 2.3.3. Datos privados: Son datos personales que, por su carácter íntimo o reservado, interesan únicamente a su titular y requieren de la autorización previa, informada y expresa para su tratamiento. Bases de datos que contienen datos como números de teléfono y correos electrónicos personales; datos laborales, datos sobre infracciones administrativas o penales, administrados por administraciones tributarias, entidades financieras y entidades gestoras y de servicios comunes de la Seguridad Social, bases de datos sobre solvencia patrimonial o crediticia, bases de datos con información suficiente para evaluar la personalidad del titular, bases de datos de responsables de operadores que prestan servicios de comunicaciones electrónicas. 2.3.4. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la privacidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación a sindicatos, organizaciones sociales, derechos humanos o que promuevan los intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de los partidos políticos de oposición, así como datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos. 2.4. Procesador de datos: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento. 2.5. Responsable del tratamiento de datos: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. 2.6. Administrador de base de datos: Empleado encargado de controlar y coordinar la adecuada aplicación de las políticas de procesamiento de datos una vez almacenados en una base de datos específica; así como implementar los lineamientos emitidos por el Responsable del Tratamiento y el Delegado de Protección de Datos. 2.6. Responsable de administrar las bases de datos: Colaborador encargado de controlar y coordinar la adecuada aplicación de las políticas de tratamiento de datos una vez almacenados en una base de datos específica; así como implementar los lineamientos emitidos por el Responsable del Tratamiento y el Delegado de Protección de Datos. 2.7. Delegado de Protección de Datos: Es la persona natural que asume la función de coordinar la implementación del marco legal en materia de protección de datos personales, quien dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012. 2.8. Sujeto de datos: Persona física cuyos datos personales son objeto de tratamiento. 2.9. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 2.10. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades. del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 2.11. Transferir: La transferencia de datos se produce cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o datos personales a un destinatario, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. . 2.12. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implique la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por finalidad realizar un tratamiento específico por parte del encargado por cuenta del Responsable. 3. PRINCIPIOS DE PROTECCIÓN DE DATOS El artículo 4 de la LEPD establece principios para el tratamiento de datos personales que deben aplicarse, de manera armónica e integral, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley. Los principios legales de protección de datos son los siguientes: 3.1. Principio de Legalidad: El tratamiento de datos es una actividad regulada que debe sujetarse a lo dispuesto en la LEPD, el Decreto 1377 de 2013 Recopilado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones que lo desarrollan. 3.2. Principio de Propósito: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima conforme a la Constitución y la Ley, la cual deberá ser informada al Titular. 3.3. Principio de Libertad: El Tratamiento sólo podrá ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos ni divulgados sin autorización previa, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento. El tratamiento de los datos requiere el consentimiento previo e informado del Titular por cualquier medio que permita su posterior consulta. 3.4. Principio de Veracidad o Calidad: La información objeto de tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Queda prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 3.5. Principio de transparencia: En el tratamiento se debe garantizar el derecho del Titular a obtener del Responsable o Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información sobre la existencia de datos que le conciernen. En el momento de solicitar la autorización al interesado, el responsable del tratamiento deberá informarle clara y expresamente de lo siguiente, conservando prueba del cumplimiento de este deber: - El tratamiento al que serán sometidos sus datos y la finalidad del mismo. - El carácter facultativo de la respuesta del Titular a las preguntas formuladas cuando se trate de datos sensibles o de niños o adolescentes. - Los derechos del Titular de los Datos. - La identificación, dirección física, correo electrónico y número de teléfono del responsable del tratamiento. 3.6. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, lo dispuesto en la LEPD y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá ser realizado por personas autorizadas por el Responsable del Tratamiento y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet y otros medios de difusión o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para proporcionar un conocimiento restringido sólo al Responsable del Tratamiento o a terceros autorizados de conformidad con la Ley. 3.7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte del Responsable o Encargado del Tratamiento será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para brindar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El Responsable del tratamiento es el responsable de implementar las medidas de seguridad correspondientes y de informar a todo el personal que tenga acceso directo o indirecto a los datos. Los usuarios que accedan a los sistemas de información del Responsable deberán conocer y cumplir las normas y medidas de seguridad correspondientes a sus funciones. Estas normas y medidas de seguridad están incluidas en las Políticas Internas de Seguridad PL-02, que deben ser cumplidas por todos los usuarios y personal de la empresa. Cualquier modificación de las normas y medidas en materia de seguridad de los datos personales por parte del responsable del tratamiento deberá ser puesta en conocimiento de los usuarios. 3.8. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan carácter público están obligadas a garantizar la confidencialidad de la información, incluso después de finalizada su relación con cualquiera de las tareas que componen el tratamiento, y sólo podrán suministrar o comunicar datos personales. datos cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la LEPD y en los términos de la misma. 4. AUTORIZACIÓN PARA EL USO DE DATOS PERSONALES De conformidad con el artículo 9 de la LEPD, el tratamiento de datos personales requiere la autorización del Titular, salvo en los casos expresamente indicados en las normas que regulan la protección de datos personales. Con antelación y/o al momento de realizar la recolección de datos personales, HOTEL DANN CARLTON BARRANQUILLA S.A.S solicitará la autorización del Titular para llevar a cabo su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicitan los datos, utilizando para tales fines sistemas automatizados. medios técnicos, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o conducta inequívoca descrita en el artículo 2.2.2.2.25.2.2. apartado 2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015. No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de: - Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. - Datos de carácter público. - Casos de emergencia médica o sanitaria. - Tratamiento de información autorizado por la ley con fines históricos, estadísticos o científicos. - Datos relacionados con el Registro Civil de las personas. 5. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL PROPIETARIO DE LOS DATOS PERSONALES La autorización para el uso y/o tratamiento de los datos será gestionada por HOTEL DANN CARLTON BARRANQUILLA S.A.S, a través de mecanismos que garanticen su posterior consulta y la manifestación de la voluntad del Titular a través de los siguientes medios: - Por escrito. - Oralmente. - A través de canales automatizados. - Mediante conducta inequívoca del titular que permita concluir razonablemente que otorgó la autorización. HOTEL DANN CARLTON BARRANQUILLA S.A.S., con antelación y/o al momento de recolectar los datos personales, deberá informar clara y expresamente al Titular lo siguiente: a) El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo; b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas formuladas, cuando se trate de datos sensibles o de niños, niñas y adolescentes; c) Los derechos que le corresponden al Titular; d) La identificación, dirección física o electrónica y número de teléfono de HOTEL DANN CARLTON BARRANQUILLA S.A.S. 6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es HOTEL DANN CARLTON BARRANQUILLA S.A.S., cuyos datos de contacto son los siguientes: - Dirección: CL 98 52 B 10, BARRANQUILLA - ATLANTICO- Correo electrónico: informacion@danncarltonbaq.co- Teléfono: 3677777 - 3135051880 7. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS HOTEL DANN CARLTON BARRANQUILLA S.A.S, en el desarrollo de su actividad empresarial, realiza el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que se encuentran contenidos y tratados en bases de datos con fines legítimos, en cumplimiento de la Constitución y la Ley. El tratamiento al que serán sometidos los datos personales incluye su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. El tratamiento de los datos estará sujeto a las finalidades autorizadas por el Titular, a las obligaciones contractuales entre las partes, así como, a los casos en que existan obligaciones legales por cumplir. Anexo 1 PL-01 denominado Organización de Bases de Datos , contiene la información relativa a las diferentes bases de datos bajo responsabilidad de la empresa y las finalidades asignadas a cada una de ellas para su tratamiento. 8. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS Los datos personales incluidos en las bases de datos tendrán una vigencia durante el plazo necesario para cumplir con las finalidades para las que fue autorizado su tratamiento y las normas especiales que regulan la materia, teniendo en cuenta además las normas vigentes relativas al plazo de conservación. 9. DERECHOS DE LOS TITULARESDe conformidad con el artículo 8 de la LEPD, artículo 2.2.2.25.4.1 Apartado 4 Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013), los Titulares podrán ejercer una serie de derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales. El Titular de los Datos tendrá los siguientes derechos: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables o Encargados del tratamiento. Este derecho podrá ejercitarse, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 de esta ley; c) Ser informado por el Responsable o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, sobre el uso que se hace de sus datos personales; d) Presentar denuncias ante la Superintendencia de Industria y Comercio por violaciones a las disposiciones de esta ley y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocación y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución; f) Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Estos derechos podrán ser ejercitados por las siguientes personas. 1. Por el Titular, quien deberá acreditar suficientemente su identidad por los distintos medios que ponga a disposición el Responsable. 2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar dicha calidad. 3.Por el representante y/o apoderado del Titular, previa prueba de representación o poder. 4.Por estipulación a favor de otro y para otro. Los derechos de los niños o adolescentes serán ejercidos por las personas facultadas para representarlos. 9.1. Derecho de acceso o consulta Es el derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, sobre el origen, uso y finalidad de sus datos personales. 9.2. Derechos de quejas y reclamaciones La Ley distingue cuatro tipos de reclamaciones: - Reclamación de corrección: derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, engañosos o que induzcan a error, o datos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. - Reclamación de supresión: derecho del Titular a que se supriman los datos inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. - Reclamación de revocación: derecho del Titular a cancelar la autorización previamente otorgada para el tratamiento de sus datos personales. - Reclamación por infracción: derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa de Protección de Datos. 9.3. Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento. Salvo que expresamente se exima como requisito para la tramitación de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 de la LEPD. 9.4. Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio sobre infracciones. El Titular o cesionario sólo podrá presentar una petición (reclamo) ante la SIC - Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el proceso de consulta o reclamo ante el Responsable o Encargado del Tratamiento. 10. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES HOTEL DANN CARLTON BARRANQUILLA S.A.S de conformidad con el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012, realiza el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes en el marco de los criterios señalados en el artículo 2.2.2.2.25.2.9 apartado 2 del Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013), con observancia de los siguientes parámetros y requisitos: 1. Que el uso de los datos responda y respete el interés superior de la niñez y la adolescencia. 2. Que el uso de los datos garantice el respeto de los derechos fundamentales del menor. Una vez cumplidos los requisitos anteriores, HOTEL DANN CARLTON BARRANQUILLA S.A.S. solicitará al representante legal del niño, niña o adolescente la autorización después de que el menor haya ejercido su derecho a ser oído, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de comprensión del asunto. Como Responsable y/o Responsable velará por el uso adecuado de los datos de niños, niñas y adolescentes aplicando los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias. Asimismo, identificará los datos sensibles recabados o almacenados con el fin de incrementar la seguridad y el tratamiento de la información. 10. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES HOTEL DANN CARLTON BARRANQUILLA S.A.S de conformidad con el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012, realiza el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes en el marco de los criterios señalados en el artículo 2.2.2.2.25.2.9 apartado 2 del Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013), con observancia de los siguientes parámetros y requisitos: 1. Que el uso de los datos responda y respete el interés superior de la niñez y la adolescencia. 2. Que el uso de los datos garantice el respeto de los derechos fundamentales del menor. Una vez cumplidos los requisitos anteriores, HOTEL DANN CARLTON BARRANQUILLA S.A.S. solicitará al representante legal del niño, niña o adolescente la autorización después de que el menor haya ejercido su derecho a ser oído, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de comprensión del asunto. Como Responsable y/o Responsable velará por el uso adecuado de los datos de niños, niñas y adolescentes aplicando los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias. Asimismo, identificará los datos sensibles recabados o almacenados con el fin de incrementar la seguridad y el tratamiento de la información. 11. DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO HOTEL DANN CARLTON BARRANQUILLA S.A.S., como Responsable del Tratamiento, deberá cumplir con los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en esta ley y otras que regulen su actividad: 11.1. Hacia el interesado: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data; b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recopilación y los derechos que le corresponden en virtud de la autorización otorgada; d) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos previstos en esta ley; e) Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos; 11.2. Respecto del Encargado del Tratamiento: a) Garantizar que la información proporcionada al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; b) Actualizar la información, comunicando oportunamente al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos previamente proporcionados y tomar otras medidas necesarias para garantizar que la información proporcionada al Encargado del Tratamiento se mantenga actualizada; c) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; d) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez presentado el reclamo y no finalizado el proceso respectivo; e) Proporcionar al Encargado del Tratamiento, según sea el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento haya sido previamente autorizado de conformidad con lo dispuesto en esta ley; f) Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; 11.3. En relación con los principios y otras obligaciones: a) Observar los principios de licitud, finalidad, libertad, calidad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringidos, seguridad y confidencialidad. b) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para asegurar el adecuado cumplimiento de esta ley y, en particular, para la atención de consultas y quejas; c) Informar a la autoridad de protección de datos cuando existan violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. d) Cumplir con las instrucciones y requisitos que emita la Superintendencia de Industria y Comercio. e) Conservar la información en las condiciones de seguridad necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 12. DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO HOTEL DANN CARLTON BARRANQUILLA S.A.S en su calidad de Encargado del Tratamiento deberá cumplir con los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en esta ley y otras que regulen su actividad: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data; b) Conservar la información en las condiciones de seguridad necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; c) Actualizar, rectificar o suprimir los datos oportunamente en los términos de esta ley; d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción; e) Tramitar las consultas y reclamos realizados por los Responsables del Tratamiento en los términos previstos en esta ley; f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para asegurar el adecuado cumplimiento de esta ley y, en particular, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares de datos; g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma regulada por esta ley; h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificada por la autoridad competente sobre procedimientos judiciales relacionados con la calidad de los datos personales; i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que puedan tener acceso a ella; k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando existan violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; l) Cumplir con las instrucciones y requisitos que emita la Superintendencia de Industria y Comercio. 13. ATENCIÓN A LOS PROPIETARIOS DE LOS DATOS HOTEL DANN CARLTON BARRANQUILLA S.A.S. ha designado un Delegado de Protección de Datos para atender las solicitudes, consultas y reclamaciones en materia de protección de datos personales. Los titulares de los datos podrán enviar sus solicitudes o consultas a través de los siguientes canales: Correo electrónico: informacion@danncarltonbaq.co Dirección: CL 98 52 B 10, BARRANQUILLA - ATLÁNTICO. Teléfonos: 3677777 - 3135051880 14. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR 14.1. Derecho de acceso o consulta HOTEL DANN CARLTON BARRANQUILLA S.A.S garantizará al Titular la libre consulta de sus datos personales en los siguientes casos (Artículo 2.2.2.2.25.4.2. apartado 4 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015): 1. al menos una vez cada mes natural. 2. Cuando se produzcan modificaciones sustanciales a las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por mes calendario, HOTEL DANN CARLTON BARRANQUILLA S.A.S podrá cobrar al Titular costos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser superiores a los costos de recuperación del material correspondiente. A estos efectos, HOTEL DANN CARLTON BARRANQUILLA S.A.S. demostrará a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando así se le requiera, el sustento de dichos gastos. El Titular podrá ejercer el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante escrito dirigido a HOTEL DANN CARLTON BARRANQUILLA S.A.S enviado por correo electrónico a: informacion@danncarltonbaq.co, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o por correo enviado a CL 98 52 B 10, BARRANQUILLA - ATLANTICO. La solicitud debe contener la siguiente información: - Nombre y apellidos del Titular. - Fotocopia de la Tarjeta de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo represente, así como el documento que acredite dicha representación. - Solicitud en la que se concreta la solicitud de acceso o consulta. - Domicilio para notificaciones, fecha y firma del solicitante. - Documentos acreditativos de la solicitud realizada, cuando corresponda. El Titular podrá optar por una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada: - Visualización en pantalla. - Por escrito, con copia o fotocopia enviada por correo certificado o no. - Correo electrónico u otros medios electrónicos. - Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por HOTEL DANN CARLTON BARRANQUILLA S.A.S. Una vez recibida la solicitud, HOTEL DANN CARLTON BARRANQUILLA S.A.S. resolverá la solicitud de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la misma. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora e indicando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá exceder de cinco (5) días hábiles. tras la expiración del primer mandato. Estos plazos están establecidos en el artículo 14 de la LEPD. Una vez agotado el proceso de consulta, el Titular o cesionario podrá presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. 14.2. Derechos de quejas y reclamaciones El Titular de los datos podrá ejercer el derecho de queja sobre sus datos mediante solicitud escrita dirigida a HOTEL DANN CARLTON BARRANQUILLA S.A.S enviada por correo electrónico a informacion@danncarltonbaq.co, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o mediante correo postal dirigido a CL 98 52 B 10, BARRANQUILLA - ATLANTICO. La solicitud debe contener la siguiente información: - Nombre y apellidos del Titular. - Fotocopia de la Tarjeta de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo represente, así como el documento que acredite dicha representación. - Descripción de los hechos y solicitud en que se solicita la rectificación, supresión, revocación o inflación. - Domicilio para notificaciones, fecha y firma del solicitante. - Documentos que sustentan la solicitud a hacer valer, cuando corresponda. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha de la solicitud, sin que el solicitante presente la información requerida, se se entenderá que se ha desistido de la reclamación. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda indicando “reclamo en trámite” y el motivo del reclamo, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que se decida el reclamo. HOTEL DANN CARLTON BARRANQUILLA S.A.S. resolverá la solicitud de reclamo en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción del mismo. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá exceder de ocho (8) días hábiles. siguiente al vencimiento del primer plazo. Una vez agotado el proceso de reclamación, el Titular o cesionario podrá presentar reclamación ante la Superintendencia de Industria y Comercio. 14.3. Facultad para recibir información. HOTEL DANN CARLTON BARRANQUILLA S.A.S. proporcionará la información de los Titulares de sus bases de datos a las siguientes personas autorizadas o facultadas para recibirla, de conformidad con el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012: - A los Titulares de los Datos, a sus causahabientes o a sus representantes legales; - A entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; - A terceros autorizados por el Titular o por la ley. 14.3.1. Verificación de la autoridad para solicitar o recibir información Para la gestión de la solicitud de consulta o reclamo, el solicitante deberá aportar los siguientes documentos que acrediten su titularidad o la facultad de recibir.